Come gestire il tempo del tuo studio

Quando si parla del management dello studio odontoiatrico, la gestione del tempo è un aspetto per certi versi trascurato. Magari perché si tende a investire energie su concetti più “complessi” come il marketing, o perché l’attenzione scivola inevitabilmente verso gli interventi concreti da effettuare durante il giorno… e l’organizzazione dell’agenda per te e per il tuo team passa spesso in secondo piano.

Invece, un buon time management rappresenta un aiuto concreto per la gestione dello studio odontoiatrico, una vera arma vincente che migliora la produttività e può persino contribuire a ridurre lo stress dei tuoi pazienti. 

Vediamo in che modo puoi trasformare il tempo in un alleato per il tuo studio!

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Migliora il lavoro di squadra 

In un team dove il lavoro è ben organizzato, ognuno svolge attività ben definite. Ottimizzare l’organizzazione dal punto di vista delle tempistiche è perciò molto importante perché ogni azione si possa integrare con le altre senza sprechi di risorse o rallentamenti.

Una segretaria più organizzata, ad esempio, avrà modo di seguire meglio gli appuntamenti dei pazienti ma anche tutti gli aspetti del “dietro le quinte”, tra cui la gestione dei pagamenti ed i rapporti con i tuoi fornitori. Allo stesso modo l’assistente alla poltrona potrà ridurre i tempi di attesa sapendo in che modo preparare la sala in base al tipo di intervento da effettuare.

Dedica precisi momenti all’organizzazione di team meeting e non temere che siano una perdita di tempo: non solo favoriranno la comunicazione con i tuoi collaboratori e la loro motivazione, ma saranno d’aiuto per organizzare il lavoro (e tutta la gestione dello studio!) secondo un flusso più funzionale.

In questo modo gli sprechi di tempo sono destinati a diminuire, a condizione che il piano venga rispettato in maniera scrupolosa da tutti (e da te per primo).

Non dimenticare inoltre che semplici azioni come la condivisione dell’agenda con la tua squadra servono a ridurre notevolmente gli sprechi di tempo, riducendo le incomprensioni e quei passaggi di comunicazioni inutili.

In questo la tecnologia è dalla tua parte: se è vero che ci sono ancora dentisti che segnano gli appuntamenti su improbabili foglietti di carta, l’utilizzo di un’agenda elettronica (oggi integrata in molti software gestionali) è diventato un requisito fondamentale per migliorare il lavoro di tutto il team. A volte bastano piccoli accorgimenti, come segnare gli appuntamenti con colori diversi, per dare a te e ai tuoi collaboratori la situazione giornaliera dello studio (sempre aggiornata) in un colpo d’occhio e organizzare al meglio il proprio lavoro.

Semplifica i rapporti con i pazienti

Un buon time management nello studio odontoiatrico permette di semplificare i rapporti con i tuoi pazienti, non solo quando quest’ultimi si trovano fisicamente nel tuo studio. 

Nello studio, una buona gestione del tempo ti permetterà di dedicare al paziente la giusta attenzione già a partire dalla sua accoglienza: potrai mostrargli un’organizzazione del lavoro pronta ed efficace che non gli trasmetta una spiacevole sensazione di fretta. Allo stesso modo, dedicagli alcuni minuti al termine di un trattamento per fornirgli alcuni consigli pratici o, semplicemente, rassicuralo sul risultato dell’intervento. Questo approccio rappresenta un altro segnale di attenzione nei suoi confronti perché contribuisce a formare il necessario rapporto di fiducia che lo spingerà a ritornare nel tuo studio.  

Un’efficace gestione dell’agenda significa anche non fare aspettare il tuo paziente attraverso una distribuzione giornaliera degli appuntamenti che tenga conto della loro lunghezza e della possibilità di incontrare difficoltà: potrai così fissarne il numero adatto, riducendo lo stress per chi si trova in sala d’attesa (e diciamo la verità, anche tu potrai smettere di correre da un appuntamento all’altro).

Ricordati di fornire ai tuoi pazienti delle riviste aggiornate da sfogliare, e prevedi anche un angolo dedicato ai tuoi pazienti più piccoli, dove potranno passare il tempo senza ansia in attesa del loro appuntamento.

Se è vero che i tuoi pazienti odiano aspettare, o veder spostare i loro appuntamenti, è anche vero che si aspettano di ottenere una risposta veloce quando ne hanno bisogno. Per questo, nell’ottimizzare l’organizzazione del tuo studio è sempre meglio prevedere delle finestre di tempo che potrai utilizzare per rispondere alle loro domande, non solo attraverso il più tradizionale telefono, ma soprattutto tramite canali più all’avanguardia come email, Whatsapp o la tua pagina Facebook, utile anche per la promozione in generale.

Evita la confusione

In uno studio associato in cui siano presenti più dentisti non manca mai un certo viavai di pazienti che entrano, escono, aspettano o semplicemente si presentano all’improvviso per chiedere un’informazione o un consiglio. Se da un lato questo “caos organizzato” può persino essere un vantaggio perché rassicura i tuoi pazienti e li convince che il tuo studio è formato da un insieme di dentisti in grado di attirare un’ampiao numero di pazienti, dall’altro finisce con il generare inevitabilmente molta confusione, che potrebbe essere percepita come mala organizzazione e mancanza di concentrazione sul lavoro.

Per questo motivo, è fondamentale che le possibilità di errore siano ridotte al minimo: prenotazioni di pazienti con l’odontoiatra sbagliato e sovrapposizioni di appuntamenti sono solo due esempi di cosa potrebbe succedere, creando non poca frustrazione tra i pazienti.

È quindi fondamentale riuscire a dare la giusta attenzione ad ogni dettaglio del tuo studio odontoiatrico, sia fisicamente che online. A proposito, non dimenticarti la promozione sui social, che ti permetterà sia di mantenere una relazione con i tuoi pazienti ma anche, come detto sopra, di rispondere ai loro dubbi.

Se vuoi approfondire come funziona la promozione su Facebook, dai un’occhiata al nostro tutorial qui sotto.

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