Gli errori da non commettere con il tuo paziente nella gestione del tuo studio dentistico

Per certi versi, la gestione dello studio dentistico è simile a un congegno molto delicato tanto che spesso basta una singola criticità per inceppare l’intero meccanismo, causando problemi e ritardi. Prenderti cura dei pazienti è il modo vincente per sviluppare il tuo business, ma solo facendolo nel modo giusto potrai avere degli effettivi vantaggi. Ecco 5 aspetti del tuo studio che possono essere migliorati…e gli errori più frequenti e che rischiano di compromettere il rapporto con i tuoi pazienti.

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Dedica la giusta attenzione al preventivo! 

Per il tuo paziente il prezzo di una prestazione è importante, anzi, spesso è essenziale (specie negli ultimi anni dove l’approccio al dentista è cambiato notevolmente), e per questo devi fornirgli tutti gli strumenti per decidere. La contestata legge Bersani sulla liberalizzazione della pubblicità nel settore della sanità ha portato a situazioni paradossali con la svendita di cure dentistiche acquistabili tramite voucher in tabaccheria e ha aperto una vera e propria “guerra dei prezzi” che rischia di andare contro il diritto alla salute dei cittadini.

Per combattere questo problema ricordati che diventa fondamentale giocare d’anticipo con il giusto preventivo perché proprio quest’ultimo fissa “nero su bianco” le cure dentali necessarie ed è quello che il paziente studierà al momento di prendere la sua decisione. Come deve essere allora un buon preventivo?

• Chiaro
• Dettagliato
• Trasparente

Soprattutto nel caso di importi considerevoli, un paziente chiederà più di un preventivo, quindi fornire la massima chiarezza sui costi e sui tempi e modalità di pagamento è essenziale, così come dettagliare il piano di cura. Rispondere alle domande e ai dubbi di un potenziale paziente su un trattamento è il modo migliore per fargli capire il valore aggiunto del tuo studio, ma al tempo stesso non dimenticare la trasparenza, senza la quale non può esistere alcun rapporto di fiducia.

Proporre un primo preventivo online gratuito è un’ottima soluzione per migliorare le prestazioni del tuo studio dentistico, ma attento all’errore più comune che è sempre in agguato: l’attesa eccessiva di una risposta. A meno che il tuo sito non abbia già un listino prezzi da consultare direttamente, non dimenticare mai di fornire al paziente una risposta in tempi rapidi.

Gestisci gli appuntamenti come un professionista

La gestione dello studio dentistico finirebbe con incepparsi dopo il primo paziente senza un’agenda per il suo time management. Utilizzare astuzie come i colori per rendere immediatamente visibili gli appuntamenti più difficili ti aiuterà, ad esempio, a pianificare la giornata e a decidere il numero di pazienti che puoi affrontare con la giusta calma e concentrazione. Così come condividere l’agenda con il tuo team può minimizzare i ritardi e permette a tutti di sapere gli impegni di ognuno.

Ma il time management può avere persino ripercussioni sulla tua sala d’aspetto… e su quello che i tuoi pazienti pensano di te! Alcuni dentisti credono che sia meglio puntare su poltrone tutte piene per dare l’impressione a chi entra di trovarsi uno studio molto frequentato, ma non dimenticare che per oltre il 60% degli italiani andare dal dentista è una fonte di stress1 e costringerli a trascorrere 30 minuti di attesa prima di una visita perché gli appuntamenti si sono accavallati non contribuisce di certo al relax. Sarà frequentato, ma è decisamente male organizzato questo studio! Meglio quindi puntare su strumenti che permettono la gestione dello studio odontoiatrico già attraverso l’agenda con software funzionali, ma senza dimenticarti poi di usarli e continuare a segnare i loro appuntamenti solo su foglietti di carta!

Parla con il tuo paziente

Accanto alla “classica” paura del dentista che ormai avrai imparato a conoscere in tutte le sue forme, avrai notato che i tuoi pazienti si sentono spesso a disagio perché si trovano ad affrontare procedure e trattamenti odontoiatrici spesso con nomi poco comprensibili (e accattivanti). Sembra banale, ma se vuoi costruire un buon rapporto medico-paziente2 che spinga quest’ultimo a tornare da te, cerca di farlo sentire partecipe e informato. Prima del suo arrivo in studio ripassa bene la storia medica di ogni paziente così da sapere non solo quale intervento dovrai affrontare con lui, ma anche per chiedergli notizie specifiche sulla sua salute. Un semplice “Come è andata la settimana, ha avuto problemi con il nuovo impianto?” servono a fargli capire di non essere solo un numero, perché sono una testimonianza della tua attenzione nei suoi confronti.

E soprattutto non dimenticarti di prenderti il tempo per spiegare al paziente quello che stai per fare, magari dandogli in mano uno specchio per indicargli dove andrai ad intervenire, in che modo e, soprattutto, perché.

Attenzione ai pagamenti puntuali

Forse parlare di soldi non è elegante, ma uno dei problemi che il management dello studio odontoiatrico si trova ad affrontare riguarda proprio i ritardi e i mancati pagamenti al termine di trattamenti anche molto costosi. Cerca di intercettare le situazioni difficili con i pazienti prima che diventino un problema, proponendo diverse possibilità di pagamento o soluzioni come i finanziamenti e la rateizzazione delle cure, che spesso sono l’unica soluzione per pazienti che altrimenti dovrebbero rinunciare alla salute dei propri denti o rivolgersi al turismo dentale low cost per spendere meno.

Anche qui la giusta suite di software gestionali permette di tenere sotto controllo la situazione dei singoli pagamenti, aiutandoti a far quadrare i conti, ma ricorda che è sempre meglio iniziare un nuovo lavoro solo dopo che il paziente ha sottoscritto il preventivo e versato un acconto.

Cura l’assistenza post-intervento

Non abbandonare il tuo paziente una volta terminato il trattamento, ma continua ad essere per lui un punto di riferimento… anche “perdere” cinque minuti per consulto telefonico rientra in quella costruzione del rapporto di fiducia che è così importante per spingere un paziente a rivolgersi di nuovo a te. E se il paziente non ha un nuovo problema da sottoporgli, proponigli tu una visita di controllo dopo 6 o 12 mesi, illustrandone i benefici (possibilità di intercettare piccole carie, minor invasività degli interventi in caso di problemi trovati, ecc), magari puntando su check up a prezzi agevolati o su sconti per la famiglia. I pazienti più “tecnologici” potranno gradire ricevere anche informazioni e consigli via e-mail sotto forma di piccole newsletter che approfondiscono le corrette tecniche di igiene dentale o propongono iniziative aperte al pubblico.

Anche i social network fanno parte dell’assistenza post vendita, ma solo a condizione di utilizzarli al meglio. A che cosa serve una pagina Facebook dedicata a promuovere la tua attività se poi l’ultimo post risale a un anno fa? 

Se vuoi scoprire come è cambiata la professione del dentista in pochi anni e conoscere altre strategie per la fidelizzazione dei tuoi pazienti, scarica la guida dedicata alle nuove tecniche di management odontoiatrico, per migliorare la gestione del tuo studio dentistico attraverso attività studiate su misura.

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